Fonctionnalité : Gestion des Demandes

Cette fonctionnalité permet à vos occcupants de réserver des salles de réunion et de commander des prestations associées (plateaux repas, materiel …).

L’utilisateur final peut :

  • EFaire une demande d'intervention pour une intervention immédiate ou différée
  • EFaire une demande d'intervention sur un lieu autre que sa localisation
  • EJoindre un fichier lors de la demande
  • ESélectionner le niveau de priorité de sa demande d'intervention
  • ESaisir une date souhaitée de fin de travaux
  • ESaisir un complément d'information lors de la demande (formulaire à remplir)
  • EAffecter la demande d'intervention à une entité organisationnelle ou à un projet
  • ESélectionner le ou les valideurs de sa demande d'intervention
  • EFaire une demande associée de devis
  • EVoir l'avancement de ses demandes saisies lui-même ou par un autre utilisateur à son compte (call center, helpdesk)
  • EClôturer sa demande
  • ERefuser le travail effectué par un prestataire et réémettre une demande
  • EDemander à ce qu'un autre utilisateur arbitre lors d'une divergence d'avis avec le prestataire sur un travail effectué
  • EAjouter une note à la demande: de type relance, note critique ou information complémentaire
  • EVoir les liens web associés à une demande
  • ERechercher et voir toutes les demandes en cours, à clôturer et terminées
  • EConsulter l'historique de ses demandes passées
  • EExporter la liste de ses demandes au format Excel
  • EMarquer des demandes comme prioritaires

L’hôte/hôtesse du Call Center/helpdesk peut :

  • EFaire une demande d'intervention pour le compte d'un utilisateur
  • EFaire un devis pour le compte d'un utilisateur
  • EAjouter une note de relance, de critique ou d’information à la demande
  • ESuivre les demandes d'intervention pour ces personnes
  • EValider les demandes d'intervention et des utilisateurs classés VIP
  • EVoir les liens web sur les demandes
  • EModifier une demande lorsqu'elle est au statut "hors contrat" ou "refusée"
  • EClôturer une demande
  • ERefuser le travail effectué par un prestataire et réémettre une demande
  • EConsulter l'historique de ses demandes passées
  • EExporter la liste de ses demandes au format Excel

Le valideur client peut:

  • EValider les demandes des utilisateurs qui lui sont affectées une par une ou en masse
  • EValider les demandes des utilisateurs qui sont affectées à son équipe de validation une par une ou en masse
  • EAnnuler les demandes des utilisateurs une par une ou en masse
  • ERefuser les demandes des utilisateurs
  • EAffecter une demande d'intervention à un prestataire
  • ERefuser le travail effectué par un prestataire et réémettre une demande
  • EModifier une demande lorsqu'elle est au statut "Hors contrat" ou "Refusée"
  • ERequalifier les demandes des utilisateurs
  • EClôturer les demandes des utilisateurs
  • ERefuser le travail effectué par un prestataire et réémettre une demande
  • EDemander à ce qu'un autre utilisateur arbitre lors d'une divergence d'avis avec le prestataire sur un travail effectué
  • EModifier le complément d'information lors de la mise à jour du statut de la demande
  • EValider en priorité les demandes d'utilisateurs classés VIP
  • ERechercher et voir toutes les demandes à compléter, en cours, à clôturer et terminées
  • EConsulter l'historique des demandes passées

Le chef d’équipe d’un prestataire peut :

  • ETraiter, annuler et valider les demandes des clients une par une ou en masse
  • EAffecter la demande à une personne de son équipe pour traitement
  • EAjouter une note de relance, de critique et d'information à la demande
  • ESous-traiter la demande / le devis à un autre prestataire
  • ESuivre les prestations de son équipe
  • EVoir les demandes en retard de traitement et de prise en compte
  • EMettre une demande en attente lorsque la réalisation de son intervention dépend d'un tiers (en attente d'une pièce détachée par exemple)
  • ERefuser et clôturer la demande de prestation
  • EGérer en priorité les demandes d'utilisateurs classés VIP
  • EModifier une demande lorsqu'elle est au statut "à requalifier"
  • EVoir toutes les interventions à prendre en compte, en cours, achevées et qui présentent une note de relance
  • ERechercher des demandes et consulter l'historique des demandes passées

L’intervenant d’un prestataire peut :

  • ETraiter les demandes des clients une par une ou plusieurs à la fois
  • ETraiter en priorité les demandes d'utilisateurs classés VIP
  • EAjouter une note de relance, de critique et d'information à la demande
  • EVoir les liens Web sur les demandes
  • ERéaffecter la demande à une personne de son équipe pour traitement
  • EModifier une demande lorsqu'elle est au statut "à requalifier"
  • EVoir les demandes en retard de traitement
  • EMettre une demande en attente lorsque la réalisation de son intervention dépend d'un tiers (en attente d'une pièce détachée par exemple)
  • EVoir les demandes qui présentent une note de relance
  • ERechercher des demandes
  • EConsulter l'historique des demandes passées

L’administrateur peut :

  • EGérer les types de locaux sur lesquels se font les demandes d'intervention
  • EGérer les délais de traitement et délais de prise en compte des interventions
  • EParamétrer les workflows des demandes d'intervention par prestataire : jusqu'à 3 niveaux de validation hiérarchique avant et après intervention
  • EParamétrer les workflows de chaque motif d'intervention : jusqu'à 3 niveaux de validation hiérarchique avant et après intervention
  • ECréer/gérer des motifs d'intervention
  • ERendre obligatoire les paramètres suivants lors de la création d'une demande : date de fin de travaux, imputation
  • EDonner la possibilité d'antidater la date de passage d'un statut à un autre dans un Workflow si l'intervention s'effectue en dehors des heures ouvrées
  • EPersonnaliser des notifications par e-mail, fax, SMS aux acteurs (émetteur, valideur/prestataire)
  • EParamétrer des liens web associés à un type de demande
  • EGérer des prestataires (jours d'ouverture, coordonnées, suivi des prestataires)
  • EGérer des motifs pour lesquels la demande d'intervention sera dirigée vers un prestataire
  • EGérer la sous-traitance
  • EHabiliter des utilisateurs
  • EImporter des demandes au format Excel