Fonctionnalité : Réservation de Salles
Cette fonctionnalité permet à vos occcupants de réserver des salles de réunion et de commander des perestations associées (plateaux repas, materiel…)
1. PROFIL
L’utilisateur final peut :
- EEffectuer des réservations ponctuelles et périodiques de salles de réunion
- ESuivre l’état de sa réservation (notification par email, sms)
- ERechercher des salles de réunion par critères ou de manière graphique par le planning des salles
- ECommander des services (livraison de plateaux-repas, salles pré-équipées et visioconférence)
Le superviseur / manager peut :
- EValider et suivre les réservations de ses collaborateurs
- EValider les commandes de ses collaborateurs
L’administrateur peut :
- ECréer et paramétrer des salles de réunion (localisation, capacité, salles modulaires, planning, jours fériés, fermeture et indisponibilité)
- EImporter via un fichier Excel des salles de réunion, des participants à une réunion et des réservations
- ESynchroniser un annuaire existant pour alimenter une base de données de participants
- EGérer les équipements disponibles dans la salle de réunion (tableau blanc, vidéoprojecteur, etc.)
- EConfigurer la visioconférence dans les salles de réunion
- EPersonnaliser des notifications envoyées aux participants par e-mail, SMS, iCalendar
- EGérer des fournisseurs (délais de commande et d'annulation, jours d'ouverture, coordonnées, suivi des fournisseurs)
- EGérer des catalogues de produits des fournisseurs (prix, délai de validité)
- EPersonnaliser des notifications des commandes par e-mail, SMS aux prestataires
- EGérer les droits d’accès et de suivi des utilisateurs
2. RAPPORTS
- EPlanning hebdomadaire des salles de réunion
- E Planning de livraisons de la journée par salles
- E Liste des réservations
- E Les 10 salles les plus réservées entre 2 périodes sur un site
- E Les 10 salles les moins réservées entre 2 périodes sur un site
- E Nombre de réservations par EO
- E Suivi des occupations par tranche horaire
- ESalle de réunion - liste contractuelle
3. UTILISATION
- E Recherche d’une salle de réunion libre selon les critères suivants : capacité, localisation, services de livraison associés, visioconférence, équipements disponibles
- E Création d’une réservation via des critères (cf. point ci-dessus pour les critères)
- E Création de réservations ponctuelle et périodique
- E Création d'une réservation en délégation
- E Visualisation du planning des salles
- E Création d’une réservation via le planning des salles
- E Création d’une alerte de rappel de la réunion avec un laps de temps paramétrable
- E Suivi de mes propres réservations et de mes réservations en délégation
- E Suivi des réservations en délégation avec possibilité de choisir l’émetteur de la réservation
- E Suivi des réservations de ma société ou de mon organisation
- E Validation et suivi des réservations / commandes de ma société
- E Envoi de l’invitation aux participants à la réunion par email, iCalendar
- E Envoi de notifications aux participants suivant l’avancement du statut de leur réunion (Reportée / annulée / Confirmée, etc…)
- E Commande de repas lors la réservation
- E Envoi d’un participant de la réunion via la fonctionnalité Accueil (uniquement présente)
- E Possibilité d’attacher une pièce jointe à la réservation
- E Envoi d’informations annexes d’un participant (société, département, mail, numéro d’immatriculation pour un parking éventuel, vestiaire, numéro de la bagagerie)
- E Impression d’un récapitulatif de la salle et de la fiche de réservation
- E Changement de statut de la réservation avec possibilité d’insérer un commentaire
- E Voir les réservations par statuts
- E 8 statuts du Workflow disponibles pour une réservation : en cours, annulée, clôturée, émise, à valider client, incomplète, non disponible, refusée
- E 3 regroupements de statuts disponibles pour une réservation : suivre mes réservations, réservations en délégation, mes réservations en délégation
- E Voir les commandes par statuts
- E Recherche d’une réservation en cours par critère (numéro de la réservation, date, heure de début, heure de fin, statut, salle, rédacteur, émetteur, société émetteur, périodique ou ponctuelle, site, organisateur, EO de l’organisateur, date de création de la réservation, commande associée, visioconférence ou non, présence d’un participant VIP ou non)
- E Recherche d’une réservation historisée par critère (cf. point ci-dessus pour les critères)
- E Exports PDF et Excel des résultats de la recherche des réservations
- E Planification de la requête en enregistrant les critères de la recherche de la réservation
- E Recherche d’une commande en cours par critère (numéro de la commande, date d’émission, demandeur, fournisseur, date de livraison, statut, total HT, total TTC, présence d’un participant VIP ou non)
- E Recherche d’une commande historisée par critère (cf. point ci-dessus pour les critères)
- E Exports PDF et Excel des résultats de la recherche des commandes
- E Planification de la requête en enregistrant les critères de la recherche de la commande
- E Exports PDF et Excel des résultats de la recherche des commandes
4. PARAMÉTRAGE
- E Création, paramétrage et affichage dans le planning des salles de réunion (localisation, capacité, salles modulaires, planning, jours fériés, fermeture et indisponibilité)
- E Import des salles de réunion, des participants à une réunion et des réservations via fichier Excel
- E Synchronisation d’un annuaire existant pour alimenter une base de données de participants
- E Gestion des équipements disponibles dans la salle de réunion (tableau blanc, vidéoprojecteur, etc.)
- E Configuration de la visioconférence dans les salles de réunion
- E Personnalisation du Workflow de la réservation
- E Par défaut : 8 statuts du Workflow disponibles pour une réservation : en cours, annulée, clôturée, émise, à valider client, incomplète, non disponible, refusée
- E 3 regroupements de statuts disponibles pour une réservation : suivre mes réservations, réservations en délégation, mes réservations en délégation
- E Personnalisation du Workflow de la commande
- E Par défaut : 8 statuts du Workflow disponibles pour une commande : à valider client, à valider fournisseur, annulée, clôturée, émise, en attente, envoyée, refusée
- E 3 regroupements de statuts disponibles pour une commande : Mes commandes, Commandes Fournisseur, Commandes supervisées
- E Personnalisation de l’interface de suivi (ajout de statuts dans les regroupements) des réservations / commandes
- E Personnalisation des notifications envoyées aux participants par e-mail, SMS, iCalendar
- E Gestion des fournisseurs (délais de commande et d'annulation, jours d'ouverture, coordonnées, suivi des fournisseurs)
- E Gestion des catalogues de produits des fournisseurs (prix, délai de validité)
- E Personnalisation des notifications des commandes par e-mail, SMS aux prestataires
- E Gestion des droits d’accès et de suivi des utilisateurs
- E Gestion de l’attribut VIP d’une personne présente dans la réservation