La pandémie a bouleversé les habitudes de travail des entreprises et de leurs salariés, habitudes que l’on croyait pourtant acquises et immuables. Au début du XXIe siècle, les entreprises avaient déjà subi des réorganisations avec l’émergence des Open Space, organisation abandonnée par beaucoup, repensée et remise au goût du jour, il y a quelques années en favorisant le flex office.
Le « flex office » : qu’est-ce que c’est ?
« Flex office » signifie « bureau flexible ». On évoque le flex office quand les salariés n’ont pas de bureau attitré, pouvant ainsi travailler de n’importe quel lieu. C’est la différence entre le « flex office » et le « desk sharing » où le salarié reste au sein de son entreprise.
Venu des États-Unis, le « flex office » est apparu grâce à l’émergence des activités digitalisées de nombreuses entreprises, permettant ainsi à leurs salariés de travailler de presque n’importe où avec une connexion WiFi. On voit également apparaitre un nombre croissant de salariés cherchant à allier vie de famille, confort et travail.
L’organisation des espaces de travail
L’autre socle du « flex office », c’est l’essor du télétravail.
Cette nouvelle organisation impose de la part des services RH des entreprises une planification drastique. On ne peut permettre à un salarié de venir quand il le souhaite. Le flex office impose transparence, anticipation, coordination et sérieux de la part des salariés et de leur encadrement.
Utilisez des outils pour piloter vos espaces
Aujourd’hui, certaines solutions métiers vous permettent de piloter à la fois vos espaces (réservation de salles, bureaux libres…), de gérer les accès en toute sécurité et d’organiser les tableaux de présence hebdomadaire, en plus des agendas partagés et collaboratifs.
Notez également qu’il n’est pas nécessairement utile de rendre l’ensemble des bureaux accessibles au flex office, à moins de gérer une équipe réduite. Il est préférable de fonctionner par plateaux ou service : les besoins ne sont pas les mêmes pour tous ! Le flex office c’est également l’adaptation.
Les challenges de l’organisation du travail de demain
Le bureau reste un lieu symbolique pour les entreprises et les salariés. Cependant, les mutations de ses deux dernières années devront faire acte d’une vision stratégique globale de l’organisation du travail : si l’on décide de généraliser le télétravail deux jours par semaine, il va falloir repenser l’organisation des espaces, de la communication et des synergies collectives, et donner du sens à tout cela. On peut modifier la répartition entre présentiel et distanciel, mais cela ne peut se faire sans organisation. Il faut repenser l’ensemble et ne pas se servir de ce nouveau mode d’organisation pour accentuer l’exclusion des uns au profit des autres.
En conclusion
Abandon du collectif au travail, développement d’un management plus intrusif, absence de sens du partage et de synergies humaines liée au développement du télétravail, tels sont les risques encourus… Dans les faits, la catastrophe ne devrait pas se produire, à condition de travailler sur des réponses stratégiques et de ne pas oublier que l’efficience d’une organisation passe par le partage et la confrontation d’idée et les échanges humains.